Ilmoituskanavan
tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Edita Prima Oy:n käyttöön ottamaa ilmoituskanavaa, jonka kautta kerättyjä henkilötietoja käsitellään.

​

1. Rekisterinpitäjä

 

Edita Prima Oy (Y-tunnus 0932023-8)

​

Osoite: Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki

Sähköposti: asiakaspalvelu.prima@editaprima.fi

 

Tietosuoja-asioissa yhteydenotot pyydetään ohjaamaan osoitteeseen:

asiakaspalvelu.prima@editaprima.fi.

​

2. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään?

 

Ilmoituskanavan kautta voidaan tehdä ilmoituksia havaituista epäkohdista ja väärinkäytöksistä. Ilmoitus voi sisältää henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan Edita Prima Oy:n lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, työnjohto- ja valvontaoikeuden käyttämiseen sekä vastaanotettujen ilmoitusten käsittelyprosessissa.

​

Henkilötietojen käsittely perustuu kolmansien henkilöiden tietojen, kuten ilmoituksen kohteena olevien henkilöiden tietojen, osalta rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen tai rekisterinpitäjän taikka kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun ja ilmoittajan tietojen osalta suostumukseen tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun. Ilmoituksia käsittelevien henkilöiden henkilötietojen osalta käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen tai oikeutettuun etuun.

​

Edita Prima Oy:n vastaanottamia ilmoituksia käsittelevät Edita Prima Oy:n nimeämät ilmoitusten käsittelijät. Ilmoitukseen sisältyviä henkilötietoja voidaan käyttää ilmoitetun asian selvittämisessä.

​

3. Miten henkilötiedot kerätään?

 

Ilmoitusta tehdessään ilmoittaja antaa tietoja havaitsemastaan epäkohdasta tai rikkomuksesta. Ilmoitus ei lähtökohtaisesti sisällä ilmoittajaa koskevia henkilötietoja, ellei ilmoittaja niitä nimenomaisesti anna. Ilmoitusta koskevassa ohjeistuksessa todetaan, että ilmoituksen tekeminen ei edellytä ilmoittajan henkilötietojen antamista. Jos ilmoittaja antaa itseään koskevia tietoja, häntä käsitellään rekisteröitynä.

​

Ilmoitus voi sisältää muita henkilöitä koskevia henkilötietoja, jos ilmoittaja katsoo niiden olevan välttämättömiä ilmoituksen kannalta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ilmoituksen käsittelyn yhteydessä.

​

Rekisterinpitäjä kerää ilmoitusten käsittelijöistä henkilötietoja ilmoitusten käsittelyä ja pääsynhallintaa varten.

​

Henkilötietoja voivat olla mm. nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asema sekä tarvittaessa rooli tietojen käsittelijänä.

​

Ilmoituskanavapalvelu ei kerää ilmoittajasta henkilöllisyyden tunnistamista mahdollistavia tietoja, kuten IP-osoitteita tai evästeitä.

​

4. Miten henkilötietoja käsitellään?

 

Henkilötietoja käsitellään ilmoituskanavan kautta vastaanotettujen ilmoitusten käsittelemiseksi. Ilmoitusten perusteella rekisterinpitäjä ryhtyy tarvittaessa toimenpiteisiin.

​

Ilmoituksen sisältämät henkilötiedot tallennetaan ilmoituskanavapalvelun tietokantaan suojattuina. Tiedot ovat vain rekisterinpitäjän nimettyjen ilmoitusten käsittelijöiden käytössä. Rekisterinpitäjä voi rajata pääsyn ilmoituksiin eri ilmoitustyyppien tai käsittelijöiden roolin perusteella. Tarvittaessa rekisterinpitäjä voi siirtää tiedot rekisterinpitäjän tietokantaan käsittelyn ajaksi tai arkistointia varten. Tietoja säilytetään suojatussa muodossa.

​

5. Kenelle henkilötietoja voidaan jakaa?

 

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän nimeämät ilmoitusten käsittelijät. Käsittelijät eivät luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille muissa kuin lakiin perustuvissa tilanteissa, kuten jos ilmoituksen käsittely johtaa viranomaistutkintaan tai jos luovuttaminen on välttämätöntä ilmoituksen tutkinnan tulosten edellyttämien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

​

Henkilötietoja voidaan jakaa kolmansille osapuolille tilanteissa, joissa ilmoitusten käsittelyn puolueettomuutta ei voida taata rekisterinpitäjän nimeämien ilmoitusten käsittelijöiden sidonnaisuuksien vuoksi. Tällöin ilmoituksen puolueettoman käsittelyn varmistamiseksi rekisterinpitäjä voi valtuuttaa ulkopuolisen käsittelijän, kuten tilintarkastajan, asianajajan tai muun riippumattoman asiantuntijan, käsittelemään ilmoituksen tämän selosteen ja lain vaatimusten mukaisesti.

​

6. Siirretäänkö henkilötietoja EU-alueen ulkopuolelle? Miten henkilötietoja suojataan?

 

Henkilötietoja ei siirretä EU-alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

​

Ilmoitukset säilytetään suojatussa muodossa. Ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät ilmoitusten käsittelijät saavat tiedon ilmoituksista ja pääsevät käsittelemään ilmoituksia palvelussa. Jokainen käsittelijä käyttää omia yksilöityjä käyttäjätunnuksia kirjautuessaan käsittelemään ilmoituksia. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta vastaavalla henkilöllä ei ole oikeutta päästä ilmoitustietokantaan.

​

Ilmoitukset ja niihin liittyvät tiedot arkistoidaan suojatussa muodossa. Arkistoituihin tietoihin on pääsyoikeus nimetyillä ilmoitusten käsittelijöillä.

​

7. Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään?

 

Henkilötiedot poistetaan ja tuhotaan viiden (5) vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

​

Tietojen edelleen säilyttämisen välttämättömyys tutkitaan viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä tarkistamisesta. Tarkistamisesta tehdään merkintä tietokannassa oleviin tietoihin.

​

Henkilötiedot, joilla ei ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä. Ilmoitus säilyy ilmoituskanavassa yhden (1) vuoden ajan siinä muodossa kuin ilmoittaja on sen lähettänyt, ellei säilytysaikaa pidennetä oikeudellisista syistä.

​

8. Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyllä on oikeuksia liittyen henkilötietojen käsittelyyn. Oikeuksia voidaan lainsäädännössä rajoittaa, jos rajoitukset ovat välttämättömiä ja oikeasuhtaisia ilmoituksen oikeellisuuden selvittämisen tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamisen varmistamiseksi.

​

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa, pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Oikeuksien käyttöä voidaan rajoittaa, jos se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai ilmoituskanavan luotettavuuden turvaamiseksi.

​

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

​

9. Tehdäänkö profilointia?

 

Henkilötietojen perusteella ei tehdä profilointia.

​

10. Minkä maan lakia tietojen käsittelyyn sovelletaan?

 

Tietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä.