Kun asiakkaamme tiedonhallinnan haasteet ratkaistiin, koko liiketoiminta hyötyi

Arjen tiedonhallinta on monessa organisaatiossa huomattava pullonkaula. Edita Primalla kohtaamme asiakkaiden kanssa käydyissä keskusteluissa toistuvasti samoja haasteita: dokumenttien versiohallinta on hajautunut, tietoa jaetaan hallitsemattomasti, dokumentteja on vaikea löytää ja eri järjestelmät toimivat omissa siiloissaan. Näitä teemoja ratkomme viikoittain suomalaisten organisaatioiden kanssa – konkreettisella ja mitattavia hyötyjä tuottavalla tavalla.

Asiakkaamme esimerkki havainnollistaa hyvin, mitä tapahtuu, kun tiedonhallinnan perusta rakennetaan kestävälle pohjalle.

ASIAKASCASE: Kun asiakkaamme tiedonhallinnan haasteet ratkaistiin, koko liiketoiminta hyötyi

Asiakkaamme toimi vahvasti projektiluonteisessa ympäristössä, jossa dokumentaation määrä kasvoi jatkuvasti. Tieto oli hajautunut useisiin sijainteihin, osa dokumentaatiosta oli edelleen paperimuodossa ja ajantasaisen version löytäminen vei aikaa. Tämä hidasti projektien etenemistä ja sitoi asiantuntijoita manuaaliseen hallinnolliseen työhön.

Siirtyminen keskitettyyn digitaaliseen sisällönhallintaan muutti tilanteen nopeasti. Projektien dokumentaatio saatiin hallitusti yhteen järjestelmään, dokumenttien versiot ja käyttöoikeudet olivat selkeitä ja tieto löytyi helposti. Prosessit nopeutuivat, virheiden riski pieneni ja manuaalisen työn määrä väheni merkittävästi.

Keskeinen hyöty näkyi myös liiketoiminnan tasolla: organisaatio pystyi kasvattamaan ja skaalaamaan toimintaansa ilman, että tukifunktioita tarvitsi kasvattaa samassa suhteessa. Tiedonhallinta lakkasi olemasta kasvun este ja alkoi tukea sitä.

OpenText Content Management vastaa arjen todellisiin haasteisiin

Kuten oheisessa esimerkissä ja monissa muissa vastaavissa asiakastapauksissa ratkaisuna toimi OpenText Content Management – sisällönhallintaratkaisu. Se on suunniteltu vastaamaan juuri näihin tiedonhallinnan haasteisiin.

OpenText Content Management kokoaa strukturoidun ja ei‑strukturoidun tiedon yhteen hallittuun ympäristöön ja liittää sisällön saumattomasti osaksi liiketoimintaprosesseja. Dokumenttien versiohallinta, käyttöoikeudet, metatiedot ja tiedon elinkaarenhallinta ovat keskitetysti hallinnassa, ja tehokas haku varmistaa, että oikea tieto löytyy oikeaan aikaan.

Ratkaisun keskeinen etu on, että tieto tuodaan sinne, missä työ tapahtuu. Integraatiot esimerkiksi Microsoft 365:een ja Teamsiin vähentävät tarvetta siirtyä järjestelmästä toiseen ja ehkäisevät tiedon pirstaloitumista. Tämä parantaa yhteistyötä, sujuvoittaa arkea ja vähentää virheitä, joita syntyy väärien tai vanhentuneiden dokumenttiversioiden käytöstä.

Tiedonhallinta perustana tulevaisuuden kehitykselle

Edita Primalla näemme keskitetyn strukturoidun ja ei‑strukturoidun datan hallinnan ennen kaikkea investointina tulevaisuuteen. Kun tieto on laadukasta, löydettävää ja kytketty liiketoimintaprosesseihin, se mahdollistaa automaation, analytiikan ja tekoälyn hyödyntämisen aidosti liiketoimintaa tukevalla tavalla.

OpenText Content Management vastaa niihin tarpeisiin, jotka näemme Suomen markkinassa päivittäin: parempi hallinta, parempi löydettävyys, toimivat integraatiot ja vähemmän siiloja. Lopulta kyse on tiedon muuttamisesta hidasteesta voimavaraksi asiakkaan arjessa.

Haluatko jutella asiantuntijamme kanssa tarkemmin?

VARAA SINULLE SOPIVA AIKA KALENTERISTA.

Kun asiakkaamme tiedonhallinnan haasteet ratkaistiin, koko liiketoiminta hyötyi