Saavutettavat asiakirjat - miten varmistat vaatimusten täyttymisen 2026?

Hyvin suunniteltu, toteutettu ja saavutettavaksi rakennettu asiakirja on tärkeä osa laadukasta ja vastuullista asiakasviestintää. Mitä paremmin saavutettavuus huomioidaan, sitä itsenäisemmin erilaiset ihmiset voivat käyttää digitaalisia palveluja. Saavutettavuus on digitaalisen maailman esteettömyyttä – mutta se ei aina näy päällepäin.

Saavutettavuutta koskeva lainsäädäntö ja vaatimukset ovat kiristyneet viime vuosien aikana sekä laajentuneet koskemaan yhä useampia yrityksiä. Mitä uudet lakimuutokset merkitsevät yrityksille ja miten tunnistaa saavutettava dokumentti käytännössä?

 

Saavutettavuusvelvoite on laajentunut viime vuosina

Asiakirja, jota saavutettavuusvelvoite koskee, voi olla esimerkiksi asiakkaalle tehty kirjepohja tai useita sivuja sisältävä dokumentti, hinnasto, valtakirja, sopimus, päätös, hakemus tai ilmoitus.

Digipalvelulaki Suomessa koskee julkisia ja yksityisiä toimijoita

Suomessa voimassa oleva digipalvelulaki velvoittaa kaikkia julkisia toimijoita, kuten pankkeja, vakuutusyhtiöitä ja monia järjestöjä huolehtimaan digitaalisen viestinnän saavutettavuudesta. Digipalvelulain muutokset toivat 28.6.2025 alkaen saavutettavuusvaatimusten piiriin yhä laajemman joukon palveluita ja palveluntarjoajia. Lain soveltamisalan laajeneminen velvoittaa sekä julkisia että osin yksityisiä toimijoita varmistamaan digitaalisten sisältöjen ja myös asiakirjojen saavutettavuuden.

EU:n esteettömyysdirektiivi (EAA) määrittää vähimmäisvaatimukset

Euroopan esteettömyysdirektiivi (European Accessibility Act, EAA) astui voimaan jo 2019 ja sen soveltamista laajennettiin 28.6.2025. Esteettömyysdirektiivi asettaa EU-tasoiset vähimmäisvaatimukset tietyille tuotteille ja palveluille. Direktiivi velvoittaa, että kaikki olennaista asiakastietoa sisältävät digitaaliset dokumentit – kuten sopimukset, ilmoitukset, hakemukset, asiakastiedotteet ja PDF-tiedostot – tuotetaan saavutettavina.

Viranomaisposti digitalisoituu 14.4.2026 alkaen

Suomessa astuu 14.4.2026 voimaan lainsäädäntö, jonka myötä viranomaisten lähettämä posti toimitetaan ensisijaisesti digitaalisesti kaikille, jotka asioivat sähköisesti viranomaispalveluissa. Tämä muutos tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikkien viranomaisten ja julkisten toimijoiden on tuotettava asiakirjansa saavutettavina, koska:

• digitaalinen dokumentti on ensisijainen tiedoksiantomuoto

• sisältö on oltava ruudunlukijayhteensopivaa ja teknisesti saavutettavaa

Miten tunnistan saavutettavat asiakirjat?

Saavutettavuusvaatimusten huomioiminen alkaa jo asiakasviestinnän suunnitteluvaiheessa. Myös valmiiden dokumenttien tarkistaminen ja päivittäminen saavutettavaksi on oikean asiantuntijan avulla mahdollista.

Dokumenttien ja asiakirjojen saavutettavuutta ei voi arvioida pelkästään ulkoasusta, vaan tekninen rakenne ja kooditasolla tehty työ ratkaisevat. Seuraavat elementit ovat esimerkiksi oleellisia:

Rakenne ja otsikkohierarkia

• Loogiset ja oikein merkatut otsikkotasot

• Selkeä lukujärjestys ja elementtien asianmukainen merkintä

Visuaalinen selkeys

• Riittävät kontrastit, fonttikoko ja luettava typografia

• Kohtuullinen riviväli

Tekniset saavutettavuusstandardit: PDF/UA ja WCAG

• PDF/UA-standardin mukaan tuotettu PDF sisältää mm.:

  • Tagirakenteen (otsikot, kappaleet, listat, taulukot)

  • Määritetyn lukujärjestyksen

  • Oikean kieleen liittyvän metatiedon

  • Alt-tekstit kaikille ei-tekstuaalisille elementeille

• WCAG puolestaan määrittää sisällölliset ja tekniset minimivaatimukset digitaalisten sisältöjen saavutettavuudelle.

Ruudunlukijan huomioiminen

• Kaikilla sisällöillä oltava vaihtoehtoinen teksti tai kuvaus

• Linkit oltava kuvaavia

• Taulukoilla oltava otsikkorivit ja ymmärrettävä rakenne

Saavutettavat asiakirjat eivät ole enää valinnainen lisä – ne ovat lain vaatimus ja osa hyvää asiakaskokemusta.

Autamme arvioimaan nykyiset asiakirja- ja dokumenttipohjanne ja varmistamme, että ne täyttävät kaikki nykyiset saavutettavuusvaatimukset.

 

Varaa keskustelu asiantuntijamme kanssa.

VARAUSKALENTERI